Przewodnik startowy dotyczący wysyłki towarów

DLACZEGO?

Bycie rzetelnym nadawcą pomaga ograniczyć opóźnienia i skrócić czas transportu, a także buduje pozytywny wizerunek Twojej firmy i sposobu, w jaki zarządzasz działalnością.

Podczas negocjacji handlowych i podpisywania umowy – omów warunki dostawy. Najczęściej, zwłaszcza w przypadku sprzedaży międzynarodowej, warunki te są ustalane w oparciu o klauzule kontraktowe Incoterms.

Zakres odpowiedzialności nadawcy zależy od wybranych Incoterms. Nadawca ponosi najmniejszą odpowiedzialność przy warunkach EXW, natomiast największą – przy warunkach DDP.

Może się wydawać, że najlepiej sprzedawać wszystkie towary na podstawie podstawowego kontraktu EXW, ale nie zapominaj, że przy zastosowaniu np. DDP możesz wliczyć koszty transportu w końcową cenę sprzedaży. Wybierając odpowiedniego spedytora, możesz obniżyć koszty, ryzyko i trudności związane z organizacją transportu we własnym zakresie. To także przewaga konkurencyjna i atut marketingowy – oferowanie towarów dostarczanych bezpośrednio pod drzwi klienta.

JAK?

Nadawca powinien dostarczyć przewoźnikowi wszystkie niezbędne do odbioru towaru informacje. Do jego obowiązków należy wskazanie miejsca i czasu, w którym towar będzie gotowy do odbioru, a także przygotowanie wszystkie dokumentów wymaganych do transportu. Ważne aby towar wraz z dokumentami był gotowy i dostępny w momencie przyjazdu przewoźnika — w przeciwnym razie mogą zostać naliczone dodatkowe opłaty.

Przygotowanie wysyłki towaru można podzielić na 4 główne kroki:

Krok 1: Zaplanuj czas wysyłki towaru

Jak wspomniano wcześniej, ważne jest, aby towar był gotowy na przyjazd przewoźnika. Aby to osiągnąć, należy znać możliwości swojej linii produkcyjnej oraz sposób organizacji magazynu. Ta wiedza pozwoli Ci zaplanować i z wyprzedzeniem ustalić przybliżony czas odbioru towaru przez przewoźnika. Zwiększ to szansę na przyjazd ciężarówki w określonym terminie, a czas tranzytu zostanie skrócony. Pomocne jest również wyznaczenie w magazynie specjalnej strefy załadunku lub rampy załadunkowej.

Posiadanie tych informacji z wyprzedzeniem daje Ci czas na spokojny kontakt z przewoźnikiem i zorganizowanie transportu. Korzystanie z transportu ekspresowego zazwyczaj wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Krok 2: Pakowanie towarów

Nadawca musi również zadbać o to, aby opakowanie towaru było wystarczająco solidne, by chronić go podczas przewidzianego transportu. Na przykład opakowanie butelek wina będzie inne niż opakowanie gazet — pierwsze musi skutecznie amortyzować wstrząsy, drugie natomiast być odporne na wilgoć. Zgodnie z większością umów transportowych, opakowanie powinno chronić towar przed typowymi warunkami transportu oraz umożliwiać bezpieczny załadunek i rozładunek.

Ważne jest również, aby upewnić się, że całość zamówienia została zapakowana — pomocna może być wewnętrzna lista pakowania.

Identyfikacja przesyłki to kolejny kluczowy element — błędne informacje mogą spowodować zagubienie, błędne skierowanie lub opóźnienie paczki. Nadawca powinien prawidłowo oznaczyć i opisać paczki, podając:

• swoje dane (imię i nazwisko, adres, kontakt),
• dane odbiorcy (imię i nazwisko, adres, kontakt),
• liczbę paczek (np. 1/10, 2/10, …, 10/10).

Można również dodać oznaczenia dotyczące obchodzenia się z przesyłką, takie jak „Ostrożnie”, strzałki „Góra/Dół” lub inne symbole zależne od charakteru towaru. W przypadku transportu towarów niebezpiecznych wymagane jest specjalne oznakowanie zgodne z przepisami ADR.

Na koniec należy sprawdzić, czy wszystkie dokumenty zostały dołączone do przesyłki; poniżej znajdziesz przykładową listę.

Krok 3: Przygotowanie dokumentów transportowych

Dokumenty wymagane do transportu różnią się w zależności od rodzaju przewożonego towaru, kraju pochodzenia, kraju docelowego, zastosowanych warunków Incoterms.

Korzystając z usług spedytora o wysokim poziomie obsługi klienta, takiego jak Beweship, możesz spodziewać się pomocy w przygotowaniu dokumentacji oraz tego że wszystkie wymagane dokumenty będą gotowe na czas, a towary będą odpowiednio przygotowane do transportu.

Podstawowe dokumenty wymagane przy transporcie międzynarodowym poza Europę:

• Faktura handlowa (commercial invoice) – zawiera cenę, ilość i opis towarów. Jest dowodem sprzedaży i określa, co zostało sprzedane.
• Świadectwo pochodzenia (certificate of origin) – potwierdza kraj pochodzenia towarów na potrzeby celne.
• Packing List– określa wymiary, wagę i zawartość przesyłki. Nie jest wymagana, jeśli przesyłka składa się tylko z jednej paczki.
• Dokument potwierdzający odprawę celną z kraju trzeciego – dowód, że towary zostały legalnie wyeksportowane z kraju trzeciego. Ułatwia pracę służbom celnym.
• List przewozowy – dokument wystawiany przez spedytora, zawierający szczegóły i instrukcje dotyczące przesyłki. Zawiera m.in. warunki umowy przewozu, dane nadawcy i odbiorcy, miejsce nadania i przeznaczenia.
• CMR – podstawowy dokument w transporcie międzynarodowym, który potwierdza zawarcie umowy o przewóz towarów
• SAD (Jednolity Dokument Administracyjny) – może być wystawiony przez spedytora w związku z procedurami celnymi. Potwierdza, że dokonano zgłoszenia importowego. Obecnie dokument fizyczny nie jest wymagany, jeśli procedura została przeprowadzona elektronicznie.

W zależności od zastosowanego Incotermu, może się okazać, że to nadawca będzie zobowiązany do pokrycia kosztów odprawy celnej transportu, obliczenia należności celnych, a także opłat VAT wynikających z importu towarów na terytorium kraju docelowego

Krok 4: Skontaktuj się z partnerem logistycznym

Gdy towary są gotowe lub prawie gotowe do transportu, należy skontaktować się z przewoźnikiem i ustalić szczegóły załadunku oraz przewozu. Mając wszystkie istotne informacje, spedytor może zaplanować trasę przesyłki.
W przypadku ładunków częściowych odbieranych bezpośrednio z magazynu, konieczne może być skierowanie ciężarówki do kilku punktów załadunku. Aby ograniczyć koszty i emisję spalin, przewoźnik zaplanuje trasę w sposób jak najbardziej efektywny, uwzględniając terminy i lokalizacje klientów.